SISTEM KRONOLOGIS ATAU SISTEM TANGGAL DALAM KEARSIP

 

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.


Menurut The Liang Gie : Penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.

Menurut Anhar : System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat



Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
2. Sangat mudah diterapkan.
3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis
1. Tidak cocok untuk organisasi besar
2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. 

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).


Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci

          Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide

                     Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder




Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a) Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.




b) Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.




c) Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.




d) Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.




Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.




b) Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).




c) Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.




d) Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.




e) Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.




Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.


1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file



Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
2. Tentukan kodenya menjadi Is
3. Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
4. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
5. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
6. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
7. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
8. Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal


Disini saya akan menambahkan jenis-jenis peralatan kearsipan yang biasa digunakan dalam penyimpanan :



Jenis-Jenis Perlengkapan Arsip

Pada kesepatan kali ini kita akan mempelajari tentang berbagai jenis perlengkapan kearsipan, setelah sebelumnya sudah pernah kita bahas mengenai Sistem Kronologis. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.



Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Kartu Indeks


Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks.


1. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpanlupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.




Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.



2. Kartu Tunjuk Silang


Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.

Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:
Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.



Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.

b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.

Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.

Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.




Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.

Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).


3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.

a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip




Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.

b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman

c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.


Berikut contoh lembar pinjam arsip




4. Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

Perhatikan contoh out folder berikut ini.





Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar :)

Cara menghilangkan jerawat

Cara Mengatasi Jerawat

Tidur yang cukup
Tak banyak orang yang tahu jika salah satu penyebab jerawat adalah stress dan kurang tidur. Maka dari itu, agar wajah anda terhindar dari jerawat maka tidurlah yang cukup. Dengan tidur yang cukup, maka metabolisme didalam tubuh kita akan teratur, sehingga jerawat dan bekas jerawatnyapun akan pudar. Perlu anda ingat juga, bahwa jika anda kekurangan tidur, maka penyakit lainpun sudah mengantri untuk menghinggap ditubuh anda.

Tidak memecahkan jerawat
Banyak orang yang gatal tangannya jika mempunyai jerawat dan ingin sekali memecahkannya. Namun, itu bukanlah cara yang benar, memecahkan jerawat disaat belum waktunya pecah malah justru akan membuat jerawat anda menyebar bertambah banyak dan bekasnya sulit untuk dihilangkan. Apalagi jika anda memecahkan jerawat ini dalam kondisi tangan yang kotor, tentu akan semakin parah.

Membersihkan wajah secara teratur
Membersihkan wajah secara teratur merupakan suatu keharusan jika anda tidak ingin berjerawat. Dengan membersihkan wajah secara teratur, berarti anda sudah membunuh dan mengurangi kuman penyebab jerawat. Tak hanya terhindar dari jerawat saja, wajah andapun akan terhindar dari komedo, sehingga aura wajah anda tampak lebih segar dan cerah ceria.

Bahan Alami untuk menghilangkan jerawat diwajah

Tips menghilangkan jerawat dengan lidah buaya
Siapa yang tak kenal dengan lidah buaya, tanaman yang manfaatnya sudah tak diragukan lagi untuk kecantikan dan kesehatan. Bahkan, sekarang ini banyak industri kecantikan yang menggunakan lidah buaya ini sebagai bahan bakunya. Untuk menghilangkan jerawat yang ada diwajah anda dengan lidah buaya ini, anda hanya perlu mengelupas lidah buaya lalu mengambil gelnya. Gunakan gel tersebut sebagai masker wajah anda, diamkan selama kurang lebih 10-15 menit lalu bilas dengan air sampai bersih.

Mengatasi jerawat dengan bawang putih
Tak banyak yang menyangka memang jika bumbu dapur yang satu ini juga bermanfaat untuk menghilangkan jerawat dan bekas jerawat yang ada diwajah anda. Untuk cara pemakaiannyapun cukup simpel anda hanya perlu mengiris beberapa siung bawang putih, lalu mengoleskannya pada wajah anda. Diamkan terlebih dahulu semala kurang lebih 10-15 menit sebelum anda membilasnya. Untuk mendapatkan hasil yang memuaskan, lakukan tips ini secara teratur.

Mengobati jerawat dengan air jeruk nipis
Tak hanya untuk perawatan mata dan untuk melembabkan kulit saja. Buah yang satu ini juga dapat anda menfaatkan untuk menghilangkan jerawatdan bekasnya yang ada diwajah anda. Potong beberapa jeruk nipis, lalu peras airnya sampai cukup banyak. Oleskan air tersebut ke bagian yang terdapat jerawat dan bekasnya pada wajah anda, lalu diamkan selama kurang lebih 15 menit dan bilas dengan menggunakan air bersih. Jangan kaget jika pada pengolesan pertama anda merasakan perih pada wajah anda, itu adalah efek dari air jeruk nipis untuk menghilangkan rasa gatal dan bekas jerawat pada wajah anda.

Menghilangkan jerawat dengan putih telur
Bagi anda yang tidak jijik dengan tips yang satu ini anda boleh mencobanya. Caranya, pecahkan beberapa telur dan pisahkan kuning dan putih telurnya. Ambil putih telurnya saja, kocok – kocok sebentar dan oleskan pada wajah anda. Sebelum dibilas, diamkan terlebih dahulu kira – kira 10-15 menit.

Mengobati jerawat dengan Mentimun
Mentimun merupakan jenis sayuran yang mengandung banyak air yang jika dikonsumsi, dapat mencegah dehidrasi. Selain itu mentimun mengandung zat seperti : Vitamin B, Vitamin C, zat besi, dll, yang juga baik untuk kesehatan kulit. Bagaimana caranya?

• jika jerawat masih sedikitJika jerawat di wajah anda jumlahnya masih sedikit, anda hanya pelu mengiris mentimun menjadi beberapa bagian tipis. Setelah itu anda tempelkan di bagian kulit wajah yang ada jerawatnya, lalu biarkan selama 20-30 menit setelah itu bersihkan dengan air.
  
• jika jerawat sudah banyak
  berbeda halnya jika jerawat di wajah anda jumlahnya sudah banyak, maka caranya pun berbeda. Pertama anda siapkan mentimun, kemudian cuci mentimun hingga benar-benar bersih, setelah itu haluskan dengan cara diparut atau di blender. Kemudian jadikan masker, biarkan selama 20-30 menit. Terakhir, anda cuci bersih masker mentimun tersebut dengan air.

Perbanyak minum air putih
Tahukah anda jika sekitar 70% dari tubuh kita adalah air? Maka dari itu, tak heran jika banyak orang yang menyarankan untuk mengkonsumsi air putih yang cukup. Air putih ini dapat melembabkan kulit wajah anda, dengan demikian bekas jerawat tidak akan menyebar kemana – mana.

Nah, itulah beberapa Cara Menghilangkan Jerawat dan Bekasnya. Mungkin anda juga mempunyai tips atau pertanyaan terkait dengan hal ini, untuk itu, saya mohon untuk menuliskannya dikolom komentar dibawah ini. Sekian tips dari saya, semoga bermanfaat bagi anda.

Cara Memakai Hijab yang Benar Sesuai Syar’i

Cara Memakai Hijab yang Benar Sesuai Syar’i

1. Cara Pakai Hijab Simple

Tips Memakai Hijab Simple [Muslimodis.net]

Jilbab simple atau hijab instan merupakan jenis hijab paling praktis. Tidak memerlukan alat bantu berupa jarum pentul, peniti atau bros. Tinggal dikerudungkan karena telah dijahit dengan menyesuaikan besar kepala rata-rata muslimah Indonesia. Jika hijab instan terasa longgar di bagian leher bisa disematkan bros yang berfungsi sebagai pengait sekaligus hiasan.

2. Cara Pakai Hijab Bergo Instan

Tips Memakai Hijab Bergo Instan [Muslimodis.net]

Bergo instan adalah pengembangan dari jilbab instan. Bedanya bergo berukuran lebih lebar dan panjang kadang hingga ke pinggang. Seperti jilbab instan bergo bisa langsung dikenakan dan disesuaikan jika terasa longgar.

3. Cara Memakai Jilbab Segi Empat

Cara Memakai Jilbab Segi Empat [Muslimodis.net]

Jilbab segi empat dari bahan kain tipis sering dikenal sebagai jilbab paris. Sebelum mengenakan jilbab paris sebaiknya memakai dalaman ninja agar rambut dan telinga tertutup sempurna. Salah satu kreasi jilbab segi empat adalah dengan menyematkan salah satu sisi jilbab di satu sisi kepala.

Sematkan jarum pentul di bawah telinga kemudian sisi yang bebas diputar melalui belakang kepala. Sematkan jarum pentul di kain jilbab yang berada di sekitar telinga lainnya. Kain sisa jilbab bisa dikreasikan berupa lilitan atau dibiarkan bebas.

4. Cara Memakai Hijab Pashmina

Tutorial Hijab Pashmina [Muslimodis.net]

Pashmina sebenarnya berupa kain lebar yang berfungsi sebagai selendang. Dengan kreativitas pashmina bisa dikenakan sebagai kerudung. Pashmina terbuat dari sutra atau siffon. Bahannya yang lentur dan halus menjadikannya fleksibel jika dikenakan sebagai hijab. Cara mengenakan hijab pashmina bisa dikreasikan seperti mengenakan jilbab segi empat

5. Cara Mengenakan Khimar

Cara Memakai Jilbab Khimar [Qantarafordignity.wordpress.com]

Khimar adalah pakaian atas muslimah yang menutup bagian kepala, leher dan mejulur hingga bagian pinggang secara merata. Berbeda dengan jilbab segi empat yang bisa dikreasikan dengan berbagai gaya dan bisa ditambahkan perhiasan berupa bros atau headband khimar dibiarkan terjulur bebas hingga dada dan pinggul benar-benar tertutup tanpa membentuk lekuk tubuh

Jika seorang muslimah memahami cara memakai hijab yang benar sesuai syari, ia akan mendapatkan dua keuntungan. Pertama ia terhindar dari murka Allah karena mengenakan busana sesuai syariah. Kedua ia mampu tampil percaya diri dan selalu tampak rapi

QIARA 5